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CIO明确五步骤了解邮件项目需求

日期:2018-10-27(原创文章,禁止转载)

CIO明确五步骤 了解邮件项目需求

信息化项目在开始之前,CIO必须与相关人员确定项目的具体需求。因为项目需求就好像指南针一样,对于项目按照正确的方向行走起着至关重要的作用。很多信息化项目失控,最后以失败告终,很多都是因为没有在信息化项目开始太原癫痫秘方军海抗癫劯攻勊之前,确立项目需求导致的。

但是,很多CIO只知道为了工作而工作,他们在工作之前,从来不会先去了解用户的真正白山市哪家治疗儿童癫痫病好需求,就忙于开始项目。结果,到项目快要结束了,才发现用户的需求没有满足,再回过来重新开始。

所以,项目需求的确立对于信息化项目的推进是非常重要的。其实,用户需求的调研也是比较有规律,我们只要脚踏实地的去做,就可以收集到用户的需求。下面我以一个企业内部邮件系统为例,来说明确立项目需求的步骤及注意点。

第一步:确定项目的常规需求。

作为企业内部邮件系统,当然一些常规需求都必须要满足。如用户可以指定是否需要设置邮件接收提醒业务,即当其他员工收到我发给他的邮件时,能够给我提个醒;如邮件发送失败通知功能,如我因为邮件地址错误等原因邮件无法发送到收件人时,要能够提醒我;如邮件签名功能,在邮件的末尾能够自动加上我预先设置的签名事项。

这些常规需求一般比较好收集,你只要登陆到其他邮箱,一般他们具有的常规功能一般都需要具备。

第二步:跟用户沟通,确立项目的特殊需求。

跟员工沟通,收集他们需要的除常规以外的需求,是最重要的,也是决定项目成败与效果好坏的最关键的地方,而且,这也是以后项目验收的重要尺度。所以,在项目开始之前,充分收集用户的个性需求,这是非常重要的。

如何才能收集员工的个性需求呢?我的做法是,鼓励用户去试用。具体的来说,就是先给员工每个人在网络上申请了一个邮件帐户,先让他们用个一两个月;然后,把他们在上面操作的认为需要改进的内容,一一提出来。如此,有了他们实际应用的经验,就可以提出一些有建设性的改善建议。

如他们在使用过程中,发现群发邮件非常的不方便。员工希望在未来企业自己的邮件系统中,能够实现部门之间的群发。具体的来说,我某个销售订单,我可能要发给生产计划人员、采购人员、成本会计、销售总监、物流总监及相关人员等,我能够自己定义群发地址,把邮件一次性群发给需要的人员,而不用我一个个的去选择地址。还可以把经理层设置为一个群发地址,有时候需要召开管理层会议癫痫患者发病时有哪些急救方法时,也就不需要一个个的选择了,一次选择一个群发地址就可以了。这确实比现在的一个个选择再实现群发要简便许多。

如邮件地址自动填充、校对功能。现在网上的邮件地址虽然也有自动校对、自动填写的功能,但是,那只是针对已经把该邮件地址加为好友的情况下。但是,在企业中,不可能把每个员工地址都设置为好友呀。他们希望在新的邮件系统下,对于企业内部的员工,都能够实现邮件地址的自动输入与校对,无论以前有没有发过邮件。

再如,大附件的上传。用户最不能接收的就是上传2M的产品图片时,那个速度简直让人难以忍受。为此,他们希望在自己的服务器上,对于产品图片等体积比较大的附件时,能够提高上传速度,不要让他们多等。确实,这也是很多邮件服务器的通病。但是,企业若自己有了内部服务器的话,就可以很轻松的解决这个问题。因为员工在发邮件时,可以先把照片上传到企业自己的邮箱服务器,然后再通过一定的方法发给外部服务器直到用户终端。

有了经验就有发言权。经过一个月左右的试用,企业员工纷纷提出了许多很有建设性的意见,这些需求都是比较具有使用价值的。

第三步:对需求进行整理,让用户进行书面确认。

员工提出需求,我们需要认真记录。但是,中国的语言呀,太复杂。有时候,一句话,从不同的角度考虑,会有不同的理解。所以,为了减少用户与我之间的认识误差,我在收集好了用户提出的需求之后,还需要进行整理成书面文档,要让用户确认需求。

我们都知道,信息化项目需求若中间变更,那时很麻烦的一件事情。会增加许多额外的成本、会延长项目的周期、增加项目的风险等等。所以,在项目需求调研的时候,我们要尽我们的最大努力,把需求都一个个定义清楚,以防止项目后期对项目进行比较大的更改。

所以,我们项目需求整理好之后,就有必要对用户提出的需求,跟员工进行一一的确认,看看他们的需求跟我们的认识是否一致。若不一致,要即时调整,再进行确认,直到我们跟用户之间达成统一的认识。

在书面确认时,最后不要忘了在需求确认书的末尾,签上自己的大名,并让用户签名。这主要是强调这需求调研的重要性,要让员工明白,这个需求一确认,就不能随意更改了。这可以加强他们的责任心,促进他们提出更好的提案。

第四步:跟同行沟通,看看有否一些新的创意。

人的认识难免有误区,有些点子,可能用户还想不到。但是,我们作为CIO,就一定要想法设法的去寻找一些共性的问题,以提高信息化项目的使用效果。这是我们C

IO的职责,否则的话,要我们CIO有什么用呢?

我在企业中搞邮件系统项目的时候,就跟很多朋友联系过,他们有的是企业已经上了邮件项目的,有的是给别的企业实施邮件项目的,总之,他们都有比较丰富的邮件项目经验,他们给了我许多非常有用的建议。

如有位朋友跟我说,虽然企业内部邮件服务器,可能没有附件大小的限制,但是,外部邮件服务器,对这方面都会有比较严格的限制。为了使的内部邮箱发给外部邮箱的邮件,附件能够顺利带过去,还是需要设置一定的规则的。否则的话,邮件附件很可能在邮件的传递过程中,丢失。

如有位朋友跟我说,企业自己的邮件服务器,当用户把邮件拖拉到本机后,最好能够在邮箱服务器上仍然留有备份。而现在外部的服务器,利用客户端工具把邮件拉到本机文件夹后,要么直接删除了,要么用户可以自己设置是否在邮箱服务器上存有备份。但是,从用户维护的角度来看,最好邮件都能够集中在邮箱服务器上备份,除非用户直接删除邮件,则这些邮件内容都不会因为用户的拖拉而删除。

过来人的经验是要多听听得。我们要通过多种渠道,去获取跟我们实施的项目有关的需求。闭门造车,是很难有所成就。我们作为CIO,要充分利用自己的优势,去获取更多的项目需求信息。在获取项目需求的时候,我们不能一棵树上吊死,不能只依靠员工的力量;而是我们要通过多个渠道,去取得项目的需求,去寻找更多的可以改善信息化项目应用效果的需求。

第五步:对项目需求进行重要性排序。

项目的常规需求有了,用户的需求也收集上来了,还听取了一些同行的意见,接下去,就是要对现有的需求进行整理,并且按照重要性进行排序。

为什么要对需求的重要性进行排序呢?这是因为吉林母猪疯治疗最优秀的医院人无完人,物无完物。最完善的信息化管理软件,也有其不如人意的地方。邮件也一样。我们不能因为其满足了企业99%的需求,1%的需求没有满足就把他一脚踢开了。我们要考虑这个未能实现的需求对于企业管理的重要性,如果不重要的或者这个需求可有可无的,在没有其他更好选择的情况下,我们还是可以采用这个系统的。所以,邮件项目若能够实现企业的全部需求那是最好;若不幸,其不能满足企业全部需求,但是,其可以满足企业排在前面的80%的需求,那我们仍然可以考虑这个系统。

其次,这也是以后项目进行考核所必需的。大家想想,若实现一个关键性需求给软件加十分,而实现一个普通需求也给软件加十分,这种方式考核肯定是不科学的。要根据需求的重要性等因素,给项目来加分,而不只是按数量来取胜。

经过以上五个步骤后,我们作为项目经理,就了解这个邮件项目的需求,就可以在这个基础之上,作项目需求确认书了,就可以按照这个需求,一步步的开始实施信息化项目。等到这些需求一一实现的时候,就是项目成功之日。

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